بسیاری از اسناد ملی که بخش مهمی از حافظه تاریخی و آلبوم ثبت زوایای زندگی پیشینیان محسوب می‌شود امروز به دلیل ناشناختگی و آگاه نبودن مردم از تعریف سند ملی در صندوقخانه‌ها، گنجه‌ها و آرشیوهای شخصی خاک می‌خورد و به تدریج در حال نابودی است.
اشتراک گذاری :
به گزارش حوزه فرهنگ و هنر خبرگزاری تقریب، اسناد ملی اینگونه تعریف می‌شوند: کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکسها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده یا به دستگاه دولت رسیده و بطور مداوم در تصرف دولت بوده است و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد.
در دوران قاجار به خصوص از زمان فتحعلی شاه، اسناد به صورت آرشیو اداره بیوتات در دربار، نگهداری و در زمان ناصرالدین شاه، اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی در دفتر میرزا یوسف خان مستوفی الممالک گردآوری می‌شد.
وزارت خارجه ایران در سال 1278 توانست با پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپایی، بایگانی خود را با رعایت اصول صحیح حفظ و نگهداری اسناد انسجام بخشد.
در سال 1345 لایحه تاسیس «سازمان اسناد ملی ایران» ارائه شد و در روز هفدهم اردیبهشت ماه سال 1349 مجلس شورای ملی قانون تاسیس این سازمان را تصویب کرد.
آرشیو ملی ایران در اجرای وظایف قانونی که در اساسنامه تاسیس سازمان اسناد ملی ایران پیش‌بینی گردیده فرایند شناسائی، فراهم آوری، نگهداری، سازماندهی و اطلاع رسانی اسناد ملی ایران را بر عهده دارد.
فرایند نگهداری و حافظت اسناد ملی به دلیل قدمت تاریخی و حساسیت این اسناد شرایط و تجهیزات خاصی لازم دارد که سازمان اسناد ملی از آن برخوردار بوده و به این جهت، حفظ اسناد جهت انتقال به آیندگان و ایجاد ماخذی برای پژوهشگران، انتقال این اسناد به سازمان را الزامی می کند، وجود اسناد در گنجه های مردمی به دلیل نامناسب بودن شرایط نگهداری به نابودی سند منجر می‌شود.
به گزارش معاونت سازمان اسناد ملی، این سندها در کشور یا در اختیار دستگاه‌ها و نهادهای دولتی قرار دارند که البته مکلف به واگذاری آنها به سازمان اسناد هستند و برنامه‌هایی در این زمینه از چندسال پیش آغاز شده است اما بسیاری اسناد ملی هم در اختیار اقوام مختلف، طوایف، خاندان‌ها و مردم است.
زمانی وقف این اسناد از سوی مردم رایج بود اما با کم‌رنگ شدن این سنت، دسترسی سازمان اسناد به شکل خرید، اهدا و یا اخذ امانی درآمده است؛ اسناد امانی شروطی را برای سازمان و تکالیفی برای صاحب سند جهت اعطای اختیاراتی راجع به سند به همراه دارد.
ممکن است سند مردمی مربوط به یک خاندان باشد که گاه شکل احکام دیوانی و گاه یک برگ سند که گوشه ای از حافظه تاریخ را در خود نگاه می‌دارند.
سالانه 10 تا 15 مجموعه سند که ممکن است یک تا 100 برگ را شامل باشد از سوی خاندان ها و اقوام در اختیار سازمان قرار می‌گیرد؛ قدیمی‌ترین سند اهدایی به دوره ایلخانی مربوط است، حکم و فرمان دیوانی، عقدنامه، مبایعه نامه، استعلام و در کنار آن دستنوشته یا تمبر از مصادیق سندی هستند.
**9 میلیون سند ملی بازخوانی شده در مرکز اسناد
رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی می‌گوید: اکنون 9 میلیون برگ سند در مرکز اسناد ملی وجود دارد که بازخوانی شده و انبارهای محل نگهداری اسناد این مرکز پر از اسنادی است که هنوز بازخوانی نشده تا درباره حذف یا تثبیت هر یک از آنها تصمیم‌گیری شود.
اشرف بروجردی عنوان کرد: سازمان اسناد در 12 استان کشور شعبه و دفتر دارد که بیشتر هم تمرکزشان روی سند است و هر استان، معین چند استان همجوار است اما حساسیت مردم در نگهداری اسناد در منطقه خود مانع از اهدای آن با وجود نبود امکانات نگهداری می‌شود.
وی گفت: مرکز اسناد ملی با رایزنی‌های متعدد، دفاتری نیز در برخی استانداری‌ها به این امر اختصاص داد تا اسناد مردمی را پس از دریافت به تهران انتقال دهد تا مراحل اسکن و تهیه نسخه دیجیتال صورت گرفته و سپس اسناد به مردم بازگردانده شود تا در صورت آسیب و یا نابودی سند، نسخه دیجیتال و اسکن شده آن در مرکز وجود داشته باشد.
بروجردی با اشاره به تخمین میلیون‌ها سند در آرشیوهای مردمی، گفت: در زمینه اسنادی که پیش خانواده‌هاست بیشتر تشویق و ترغیب صورت گرفته تا این اسناد در قالب اهدا، خرید یا به صورت امانی در اختیار مرکز قرار گیرد.
وی افزود: قانون می‌گوید خروج هر سند یا کتاب در صورت اهدا یا ارائه از مرکز اسناد ممنوع است، اما می‌شود در تفاهم‌نامه قید کرد که این منابع و اسناد یا کتاب به صورت امانی در اختیار مرکز قرار گیرد و پس از دیجیتال‌سازی، نسخه دیجیتال نزد سازمان اسناد نگهداری و اصل سند به صاحب آن بازگردانده شود.
رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی گفت: مقرر شده است در اواخر آذر یا بهمن ماه تندیسی از سوی استاد تناولی ساخته شود که اسامی اهداکنندگان، روی آن حک می‌شود تا این کار، تشویقی برای اهدا کننده اسناد باشد.
